Es ist uns allen klar, dass Gruppenreisen mit Freunden oder der Familie immer die aufregendsten und unvergesslichsten sind. Die Organisation von Gruppenreisen ist jedoch oft keine leichte Aufgabe. Von der Suche nach dem idealen Reiseziel für alle bis hin zur Vereinbarung von Terminen und Unterkünften kann es zu Streitigkeiten kommen und führt oft dazu, dass die Reise so lange verschoben wird, dass sie nie stattfindet.
Wir bei Passporter sind uns bewusst, dass diese kleinen Details den Unterschied ausmachen können. Ob man in ein Flugzeug steigt oder das Ziel sieht, von dem man schon so lange träumt. Deshalb geben wir Ihnen in diesem Beitrag die besten Tipps, damit Sie von nun an Ihre Gruppenreise organisieren können, ohne zu viel darüber nachzudenken.
Inhalt des Posts
Was sollte ich vor der Organisation von Gruppenreisen beachten?
Normalerweise gibt es bei Gruppenreisen eine Person, die die Rolle des „Organisators“ übernimmt. Diese Person ist für die Suche nach den besten Angeboten, Flug- oder Bahntickets und die Suche nach der besten Unterkunft zuständig. Vor der Organisation einer Gruppenreise sind jedoch mehrere Faktoren zu berücksichtigen, auf die sich die gesamte Gruppe einigen muss. Angefangen bei den Grundlagen wie dem Budget bis hin zu Details wie den Aktivitäten, die am Zielort unternommen werden sollen. Es ist wichtig, sich über jeden Schritt des Abenteuers Gedanken zu machen. Das wird dir helfen, eine Reise zu organisieren, mit der die ganze Gruppe einverstanden ist. Und Sie können sogar Zeit und Geld sparen, indem Sie Entscheidungen in letzter Minute vermeiden.
Beispielsweise kann der Online-Kauf von Tickets für bestimmte Aktivitäten oder geführte Touren günstiger sein als der Kauf direkt am Zielort über Reisebüros oder das eigene Hotel. Das Gleiche gilt für Flugbuchungen und Unterkünfte: Wer im Voraus bucht, muss keine hohen Summen für eines der wenigen Hotelbetten zahlen, die zu seinem Reisetermin noch frei sind.
Reisetipps: Um Ihre Reise zu organisieren, empfehlen wir Ihnen die Passporter völlig kostenlos. Sie können sich von den Erfahrungen anderer Reisender inspirieren lassen, die Orte auswählen, die Sie am meisten interessieren, Ihre Reiseroute mit einer geografischen Karte erstellen, alle wichtigen Dokumente wie z. B. Reservierungen hochladen und Ihre Freunde einladen, damit alle an der Organisation Ihrer Reise teilnehmen können.
Was sind die Hauptschwierigkeiten bei der Organisation von Gruppenreisen mit Freunden?
Die oben genannten Faktoren sind oft der Hauptgrund dafür, dass die Reisen, über die man schon so lange mit seiner Gruppe von Freunden spricht, immer in der Schwebe sind. Das Reiseziel, die Termine, die Unterkunft, das Budget… das sind in der Regel die Aspekte, die die meisten Unterschiede hervorrufen.
1. Das Budget, ein Schlüsselfaktor für Gruppenreisen
Das Budget ist der Schlüssel zu jeder Reise. Das hängt davon ab, wie viel Geld Sie zu investieren bereit sind, und alle anderen Faktoren bedingt. Bei Gruppenreisen muss man besonders tolerant sein und verstehen, dass sich nicht jeder in der Gruppe das gleiche Budget leisten kann. Daher ist es eine gute Idee, sich vor der Suche nach einem Reiseziel oder einer Unterkunft auf ein Reisebudget zu einigen, mit dem jeder in der Gruppe zurechtkommt. Auf diese Weise muss niemand aus Kostengründen auf ein bestimmtes Restaurant oder einen bestimmten Ausflug verzichten. Oder sogar so weit gehen, die Reise abzusagen.
Es gibt Websites, die Ihnen helfen, das Reisebudget auf der Grundlage des Reiseziels und der Reisedauer zu berechnen. Zum Beispiel adonde-and-when.co.uk
2. Destination und Termine, die Eckpfeiler von allen Gruppenreisen
Natürlich gibt es keine Reise ohne ein Ziel und Termine, um die herum sie organisiert wird. Das Schwierigste an einer Reise ist es oft, zu einem Ergebnis zu kommen, auf das sich die ganze Gruppe einigen kann. Deshalb ist es wichtig, die Reisen im Voraus zu planen. Du solltest versuchen, sie an Termine anzupassen, die allen oder, wenn das nicht möglich ist, der Mehrheit passen. Die Verwendung von Tools wie Google Kalender macht es viel einfacher, Termine zu finden, da ein gemeinsamer Kalender es ermöglicht, die Verfügbarkeit aller zu sehen.
Bezüglich des Reiseziels ist anzumerken, dass es vor allem in großen Gruppen schwierig sein kann, dass alle genau die gleichen Interessen haben. Es macht jedoch keinen Sinn, sich abzuschotten und keine Vorschläge anzunehmen. Um Inspirationen für Reiseziele zu finden, können Sie Passporter nutzen, wo Tausende von Benutzern ihre Reisen teilen. Anhand von Reiseplänen, Bildern und Reisetipps können Sie Tausende von Reisezielen finden, an die Sie vielleicht noch nie gedacht haben, und diese mit Ihrer Gruppe teilen, um Ideen zu erhalten. Eine weitere nützliche Option ist die Skyscanner-Suchmaschine, in der Sie die Option „Überall erkunden“ auswählen. Dann können Sie je nach Datum sehen, welche Flüge zu verschiedenen Flughäfen am günstigsten sind.
3. Andere Faktoren: Unterkunft, Ausflüge, Transport
Wenn alle oben genannten Punkte geklärt sind, gibt es immer noch ein paar Details, die für die Organisation von Gruppenreisen normalerweise nicht so entscheidend sind. Und es ist in der Regel einfacher, einen Konsens unter ihnen zu finden.
Umfragen können eine gute Möglichkeit sein, um zwischen verschiedenen Unterkünften, Ausflügen oder sogar dem Transportmittel zu wählen, das man am Zielort benutzen möchte.
Internetportale wie Booking oder Airbnb ermöglichen es Ihnen, Ihre Lieblingsunterkünfte in Ordnern zu speichern und sie mit Freunden zu teilen. Und für Inspirationen zu Ausflügen, Reiserouten, besten Fotospots, Restaurants usw. kannst du Passporter nutzen. Auf diese Weise können Sie Ihren Freunden Ihre Lieblingsrouten für Ihr Reiseziel schicken oder sogar Ihre eigenen erstellen und mit ihnen teilen. Du kannst auch Informationen hinzufügen und sie ändern, so dass alle Meinungen berücksichtigt werden und es einfacher ist, sie zu organisieren.
Und wie du vielleicht schon erraten hast, haben wir bei Passporter an alles gedacht, um dir die Organisation deiner Gruppenreise so einfach wie möglich zu machen. Über die App kannst du nämlich nicht nur Flugtickets buchen, sondern auch deine Unterkunft und Transfers über die integrierten Suchmaschinen von Booking.com und Mytransfers. Und du kannst auch deine Lieblingsunterkünfte speichern, um die gesamte Organisation deiner Reise in einem einzigen Tool zentralisiert zu haben.
4. Ausgabenkontrolle
Ein weiteres wichtiges Thema bei Gruppenreisen, das manchmal sogar zu einem Tabu-Thema werden kann, ist die Kostenkontrolle. Nach mehreren Reisetagen verliert man leicht den Überblick darüber, wem wie viel Geld zusteht. Um dieses Problem zu lösen, ist es am besten, von Anfang an Apps wie Tricount oder Splitwise zu nutzen. Mit ihnen kann man sicherstellen, dass jeder seinen fairen Anteil zahlt.
Mit diesen Apps können Sie Ihre Ausgaben verwalten und die Zahlungen der einzelnen Gruppenmitglieder zusammenzählen. Auf diese Weise haben Sie am Ende Ihrer Reisen eine klare und spezifische Liste der Zahlungen und Schulden. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht damit aufhalten, die Transaktionen einzeln zu berechnen. Sie fügen sie einfach der App hinzu, und die App übernimmt die Abrechnung.
5. Gruppenkommunikation auf Reisen
Kommunikation ist für jeden Plan unerlässlich. Egal, ob es sich um eine Gruppenreise oder etwas anderes handelt, sie muss reibungslos und ohne Probleme ablaufen.
Natürlich ist es wichtig, die Mitreisenden über die verschiedenen Optionen, Pläne, Pakete, Reiserouten … zu informieren. Manchmal kann es jedoch etwas mühsam sein, da es viel Aufwand bedeutet, alle Mitglieder der Gruppe über jedes Detail der Reise zu informieren.
Deshalb gibt es Möglichkeiten, die den ganzen Prozess vereinfachen, und eine davon ist Passporter. Mit der Passporter Reise-App, kannst du alles mit deinen Reisebegleitern jederzeit über eine einzige Plattform teilen. Auf diese Weise kann sich niemand mehr darauf berufen, dass er „die Gruppe nicht gelesen“ oder die Zeit einer Buchung nicht gewusst habe. Alle Informationen, die Sie teilen möchten, werden in der gemeinsamen Reise aufgezeichnet. Von Buchungen über Tipps bis hin zu inspirierenden Fotos – wenn alle Ihre Freunde die App herunterladen und die Reise mit ihnen teilen, haben sie Live-Zugriff auf alle Reisedetails in einer App.
Wie organisiert man am besten Gruppenreisen?
Natürlich gibt es nicht den einen Weg, Gruppenreisen zu organisieren. Ob Sie sich an ein Reisebüro wenden, das alles für Sie organisiert, wenn auch gegen eine stattliche Gebühr, oder ob Sie Tausende von Websites durchforsten oder einfach ein einziges Tool verwenden, das alles zentralisiert – jeder hat seine eigene Methode, die für ihn am besten funktioniert. Hier sind ein paar Möglichkeiten für die Organisation von Gruppenreisen
1. Reisebüros
Um eine Reise mit einem Reisebüro zu organisieren, sollten Sie sich mit der Gruppe über den Zweck der Reise und das verfügbare Budget einigen, um das Reiseziel und die Aktivitäten festzulegen. Dann sollten Sie sich über verschiedene Reisebüros informieren, die Dienstleistungen für Gruppen anbieten. Vergleichen Sie die Angebote und wählen Sie das richtige Reisebüro entsprechend Ihren Interessen. Einer der häufigsten Fehler ist es, das erstbeste Reisebüro zu nehmen, ohne Bewertungen zu lesen oder Preise zu vergleichen.
Schließlich sollten Sie mit der ausgewählten Agentur Kontakt aufnehmen, um Ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu besprechen. Vergewissern Sie sich, dass die Agentur die erforderlichen Dienstleistungen wie Transport, Unterkunft, Aktivitäten, Reiseleiter usw. anbieten kann.
Eine Gruppenreise mit einem Reisebüro zu organisieren, kann eine ausgezeichnete Option für diejenigen sein, die ein unbeschwertes Reiseerlebnis suchen und über ein Budget verfügen, das es ihnen erlaubt, ein wenig mehr zu zahlen, um dafür alles zu bekommen. Außerdem können Reisebüros nur begrenzte Reiserouten anbieten und nicht immer auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Gruppen eingehen. So kann man sich leicht unter Druck gesetzt fühlen, einem strikten Zeitplan oder Aktivitäten zu folgen, die nicht zu einem passen.
2. Reiseführer
Eine Reise mit Hilfe eines Reiseführers zu organisieren, kann eine gute Idee sein, da man eine Vielzahl von Informationen findet und einfach die auswählen kann, die einen am meisten interessieren, ohne irgendwelche Kompromisse eingehen zu müssen. Außerdem enthält ein guter Reiseführer viele wertvolle Tipps und Ratschläge, die Ihnen helfen, die örtliche Kultur kennen zu lernen und viele der eher touristischen Orte zu meiden.
Eine Gruppenreise mit Hilfe eines Reiseführers zu organisieren, ist jedoch ein etwas unrealistisches Konzept, da die Reiseführer nicht für diese Art der Nutzung gedacht sind. Außerdem ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie viele der Informationen, die Sie finden, überprüfen müssen. Oft gibt es die in älteren Ausgaben empfohlenen Orte nicht mehr oder sie haben ihre Adresse geändert. Daher sind wir der Meinung, dass Reiseführer vor allem eine gute Ergänzung für die Organisation Ihrer Gruppenreise sind.
3. Surfen auf verschiedenen Websites
Eine der beliebtesten Optionen ist das Surfen auf Hunderten von Websites und Preisvergleichen, um die Reiseziele, Reiserouten, Unterkünfte, Flüge, Aktivitäten usw. zu finden, die am besten zu der von Ihnen geplanten Reise passen. Diese Methode hat viele Vorteile, z. B. die Möglichkeit, die besten Preise zu vergleichen, Bewertungen zu lesen und die Reise ganz nach Ihren Wünschen zu gestalten.
Wenn es Ihnen nichts ausmacht, stundenlang vor Ihrem Computerbildschirm zu sitzen oder Dutzende von Registerkarten mit verschiedenen Informationen über Ihre Reise zu öffnen, ist dies definitiv die richtige Option für Sie. Viele von uns sind jedoch der Meinung, dass das Konzept des „Multi-Tabbing“ und die stundenlange Suche im Internet eher lästig ist. Und einer der Gründe, warum es so mühsam und kompliziert ist, eine Reise zu organisieren.
4. Passporter, ein einziges Tool, das Ihnen hilft, Ihre Gruppenreise zu organisieren
Wenn dich das alles nicht überzeugt, deine Gruppenreise zu organisieren, und du eine App möchtest, in der du alle Informationen hast, die du für deine Reise brauchst, von Sehenswürdigkeiten bis hin zu Dokumenten wie Reservierungen und Bordkarten und vieles mehr, kannst du Passporter nutzen.
Diese App ist nicht nur perfekt für die Planung Ihrer Reiseroute von Anfang bis Ende, sondern ermöglicht es Ihnen auch, die Erfahrungen anderer Reisender zu entdecken und die besonderen Orte zu finden, die Sie suchen. Mit Tausenden von hochwertigen Fotos, die Sie speichern können, erhalten Sie die perfekte Inspiration für Ihre nächste Reise.
Das Ziel von Passporter ist es, Touristen ein anderes und benutzerfreundliches Reiseerlebnis zu bieten. Dieses soziale Netzwerk für den Austausch von Fotos, Reiserouten und Empfehlungen zwischen Touristen hat sich zu einem Werkzeug entwickelt, das seine Nutzer in allen Phasen der Reise begleitet. Vor der Reise bietet es Inspiration, ordnet Dokumente und Reservierungen für eine bessere Zugänglichkeit und hilft bei der Planung von Reiserouten durch Sehenswürdigkeiten und Kategorien. Während der Reise hilft es, Informationen zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, und führt den Nutzer durch die Geolokalisierung. Und nach der Reise kann man seine eigene Reise in Bildern und Empfehlungen an andere Nutzer weitergeben.
So ist die App sehr nützlich für die Organisation von Gruppenreisen, da sie es ermöglicht, all das oben Genannte mit den Freunden zu teilen, die die App heruntergeladen haben. Alles kann geteilt werden. Von allgemeinen Aspekten wie Reiseinspiration bis hin zu Details wie Dokumenten und Karten mit Sehenswürdigkeiten wie dem Hotel.
Wie Sie Ihre Gruppenreise mit Passporter organisieren:
Registrieren Sie sich oder laden Sie die Passporter App herunter und entdecken Sie all ihre Funktionen:
- Lassen Sie sich von den Erfahrungen, Fotos und Reiserouten anderer Reisender inspirieren
- Organisieren Sie Ihre Reise nach den Kategorien, die Ihnen am besten gefallen: Daten, Anzahl der Tage oder Art der Reise (Strand, Berge, Restaurants…).
- Füge deine Freunde hinzu, damit sie alle Pläne und Informationen über die Reise sehen und ändern können.
- Erstellen Sie Ihre eigene Reiseroute für Ihr Reiseziel mit allem, was Sie jeden Tag besuchen möchten.
- Fügen Sie die Stationen hinzu, die Sie am meisten interessieren, einschließlich Ihrer Unterkunft, Restaurants, Museen…
- Buche deine Flüge, Unterkünfte, Transfers und Aktivitäten über eine einzige App.
- Speichern Sie alle Ihre Dokumente in der App, damit Sie immer alles zur Hand haben: Reservierungen, Bordkarten, wichtige Dokumente…
- Machen Sie alle notwendigen Änderungen, und Sie sind bereit für Ihre Reise.
- Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen Nutzern. Lade Fotos von den Orten, die du auf deiner Reise besucht hast, in die App hoch und inspiriere andere Reisende mit deinen Erfahrungen
- Genießen Sie Ihre Gruppenreise!
Welches sind die besten Unternehmen für die Vermietung von organisierten Gruppenreisen?
Natürlich kann man auch die gesamte Reise in die Hände eines Unternehmens legen und sie einfach vergessen. Diese Unternehmen sind in der Regel nicht die billigsten, aber wenn es in Ihrem Budget liegt, können Sie sich ein paar Sorgen ersparen. Welches sind also die besten Unternehmen, die man für organisierte Gruppenreisen beauftragen kann?
1 . Weroad
WeRoad ist ein italienisches Unternehmen, das sich auf die Organisation von Gruppenreisen für Jugendliche und Erwachsene zwischen 21 und 49 Jahren spezialisiert hat. Mit rund 70 organisierten Touren in der ganzen Welt werden die Reisen von WeRoad von lokalen Reiseleitern geführt, die vom Unternehmen ausgewählt und geschult werden. Ihr Hauptziel ist es, den Teilnehmern authentische und einzigartige Erfahrungen zu bieten, die es ihnen ermöglichen, neue Orte und Kulturen zu entdecken und gleichzeitig dauerhafte Freundschaften zu schließen. Ein paar Tage vor der Reise erstellen die WeRoad-Reiseleiter eine WhatsApp-Gruppe mit den Nummern der Reiseteilnehmer. So können sich diejenigen, die sich noch nicht kennen, gegenseitig vorstellen. Auf diese Weise kann man nicht nur mit seinen Freunden reisen, sondern auch Menschen aus der ganzen Welt kennenlernen.
Neben den Gruppenreisen bietet WeRoad auch Unterkunfts- und Aktivitätsbuchungsdienste für diejenigen an, die lieber auf eigene Faust reisen. Das Unternehmen setzt sich für einen nachhaltigen und verantwortungsvollen Tourismus ein und respektiert dabei die Umwelt und die lokalen Kulturen. Kurz gesagt, WeRoad ist ein Reiseunternehmen, das sich darauf konzentriert, jungen Erwachsenen authentische und einzigartige Erlebnisse zu bieten, bei denen Freundschaft, Abenteuer und Respekt für die Umwelt und die lokalen Kulturen im Mittelpunkt stehen.
2. TravelPerk
Wenn Sie eine Agentur suchen, die Gruppenreisen für Unternehmen organisiert, wird TravelPerk Ihr Verbündeter sein. TravelPerk bietet eine All-in-One-Lösung für Unternehmen, die Reisen buchen und die Ausgaben ihrer Mitarbeiter verwalten müssen. Die Plattform verwaltet die Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln und ermöglicht es den Nutzern, die Firmenreise einfach zu genießen.
Mit seinem 24-Stunden-Service hat TravelPerk die Organisation von Gruppenreisen für Unternehmen revolutioniert. Seine Nutzer können Flüge, Unterkünfte, Mietwagen usw. über eine einzige Plattform buchen.
Häufig gestellte Fragen über Gruppenreisen:
Dies ist eine sehr persönliche Frage für jede Gruppe, da es von ihren Interessen und ihrem Budget abhängt. Zunächst ist es wichtig, dass Sie sich darauf einigen, welche Art von Reise Sie unternehmen möchten: Strand, Berge, Abenteuer, Tourismus, All-inclusive, Kreuzfahrt…. Sobald Sie sich darauf geeinigt haben, können Sie verschiedene Reiseziele vorschlagen und für Ihren Favoriten abstimmen. Einige der beliebtesten Gruppenreiseziele sind:
–Cancun, Mexico,
–Riviera Maya, Mexico,
–Algarve, Portugal,
–Barcelona, Spain,
–Amsterdam, Netherlands.
1. Ein klares Budget
2. Ein Reiseziel und Termine, mit denen alle einverstanden sind.
3. Eine Reiseroute für die Anzahl der Tage, die Sie reisen werden.
4. Eine gute Kommunikation und das Teilen jedes Schrittes der Reise mit der ganzen Gruppe.
5. Halten Sie sie stets griffbereit.
6. Genießen Sie das Erlebnis!
Und wenn Sie ein Tool wollen, das Sie immer in der Tasche haben, laden Sie Passporter auf Ihr Handy herunter, wo Sie sich von Reiseplänen inspirieren lassen und Ihre eigenen erstellen können, alle Informationen zu Ihrer Reise speichern können, von Reservierungen, Dokumenten, Bordkarten, Unterkünften… Und sie in Echtzeit mit Ihren Reisebegleitern teilen können, die die App heruntergeladen haben.
–WeRoad: ein Gruppenreisebüro mit mehr als 70 Plänen in der ganzen Welt. Sie können sich allein anmelden und sich einer Gruppe anschließen, in der Sie neue Leute kennenlernen und neue Freundschaften schließen können. Oder reisen Sie mit Ihrer Gruppe von Freunden.
–TravelPerk: ein Reisebüro, das sich auf Geschäftsgruppenreisen spezialisiert hat.
–Barceló Viajes: ein Reisebüro, das Dienstleistungen für Gruppen anbietet, z. B. Transport, Unterkunft, Aktivitäten und Reiseleiter.
–Travelplan: ein Reisebüro, das Dienstleistungen für Gruppen anbietet, mit Optionen wie Transport, Unterkunft und Aktivitäten, spezialisiert auf Reisen zu exotischen und weit entfernten Zielen.
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