Viaggi di gruppo organizzati: il modo migliore per viaggiare con un gruppo di amici

È chiaro a tutti che i viaggi di gruppo, con gli amici o la famiglia, sono sempre i più emozionanti e i più memorabili. Tuttavia, l’organizzazione di viaggi di gruppo spesso non è un compito facile. Dalla ricerca della destinazione ideale per tutti, all’accordo sulle date e sull’alloggio, si arriva spesso a discussioni e spesso i viaggi vengono rimandati così a lungo da non avere mai luogo.

Noi di Passporter siamo consapevoli che questi piccoli dettagli possono fare la differenza tra salire o meno su un aereo e vedere quella destinazione che avete sognato a lungo. Ecco perché, in questo post, vi diamo i migliori consigli affinché, d’ora in poi, possiate organizzare i vostri viaggi di gruppo senza troppi pensieri.

Cosa devo tenere a mente prima di organizzare un viaggio di gruppo?

Di solito nei viaggi di gruppo c’è una persona che assume il ruolo di “organizzatore”. Questa persona si occupa di trovare le migliori offerte, i biglietti aerei o ferroviari e di cercare la migliore sistemazione. Tuttavia, prima di organizzare un viaggio di gruppo, ci sono diversi fattori da prendere in considerazione che l’intero gruppo deve concordare. Dalle basi, come il budget, ai dettagli, come le attività da svolgere una volta arrivati a destinazione, è importante considerare ogni fase dell’avventura, perché vi aiuterà a organizzare un viaggio che trovi il consenso di tutto il gruppo e a risparmiare tempo e denaro evitando decisioni dell’ultimo minuto.

Ad esempio, acquistare online i biglietti per alcune attività o visite guidate può essere più conveniente che acquistarli direttamente a destinazione tramite le agenzie di viaggio o il proprio hotel. Lo stesso vale per le prenotazioni di voli e alloggi: prenotare in anticipo vi eviterà di dover sborsare ingenti somme per uno dei pochi posti letto rimasti in hotel per le date del vostro viaggio.

Suggerimento: per organizzare il vostro viaggio, vi consigliamo di utilizzare gratuitamente Passporter. Potete trarre ispirazione dalle esperienze di altri viaggiatori, scegliere i luoghi che vi interessano di più, creare il vostro itinerario di viaggio con una mappa geolocalizzata, caricare tutti i documenti importanti come le prenotazioni e invitare i vostri amici in modo che tutti possano contribuire all'organizzazione del vostro viaggio.

Quali sono le principali difficoltà quando si organizza un viaggio con gruppi di amici?

Proprio i fattori sopra citati sono spesso il motivo principale per cui i viaggi di cui si parla da tanto tempo con il proprio gruppo di amici sono sempre in sospeso. La destinazione, le date, l’alloggio, il budget… sono di solito gli aspetti che generano le maggiori differenze.

1. Il budget, un fattore chiave per i viaggi di gruppo

Il budget è la chiave di ogni viaggio, poiché tutto dipende da quanto denaro si è disposti a investire e condiziona gli altri fattori. Quando si viaggia in gruppo, bisogna essere particolarmente tolleranti e capire che non tutti i componenti del gruppo possono permettersi di avere lo stesso budget. Pertanto, prima di iniziare a cercare una destinazione o un alloggio, è bene concordare un budget di viaggio che tutti i membri del gruppo siano in grado di sostenere. In questo modo, nessuno dovrà rifiutare di mangiare in un certo ristorante o di partecipare a una certa escursione per motivi economici. O addirittura di annullare il viaggio.

Esistono siti web che aiutano a calcolare il budget di viaggio in base alla destinazione e alla durata, come ad esempio dove-e-quando.it.

2. Destinazione e date, i capisaldi di ogni viaggio di gruppo

Naturalmente, un viaggio non si fa senza una destinazione e delle date su cui organizzarlo. Spesso la parte più difficile del viaggio è arrivare a una conclusione condivisa da tutto il gruppo. Per questo è importante pianificare i viaggi in anticipo e cercare di adattarli a date che vadano bene a tutti o, in mancanza, alla maggior parte delle persone. L’utilizzo di strumenti come Google Calendar rende molto più facile la ricerca delle date, poiché un calendario condiviso permette di vedere le disponibilità di tutti.

Per quanto riguarda la destinazione, è bene ricordare che, soprattutto in gruppi numerosi, può essere difficile condividere esattamente gli stessi interessi. Tuttavia, non ha senso chiudersi in se stessi e non accettare suggerimenti. Per trovare ispirazione dalla destinazione si può utilizzare Passporter, dove migliaia di utenti condividono i loro viaggi. Attraverso itinerari, immagini e consigli di viaggio, potete trovare migliaia di destinazioni a cui non avreste mai pensato prima e condividerle con il vostro gruppo per ottenere idee. Un’altra opzione utile è quella di andare sul motore di ricerca del sito web di Skyscanner e selezionare “Esplora ovunque”. In questo modo, a seconda delle date, potrete vedere quali sono i voli più economici per diversi aeroporti.

E se non volete passare da un sito web all’altro e ritrovarvi con migliaia di schede aperte, l’app Passporter include il motore di ricerca dei voli Skyscanner, per rendere la vostra esperienza di viaggio di gruppo il più user friendly possibile.

3. Altri fattori: alloggio, escursioni, trasporti

Una volta decisi tutti i fattori sopra elencati, ci saranno sempre alcuni dettagli che di solito non sono così decisivi per l’organizzazione di viaggi di gruppo e tra i quali è più facile trovare un consenso.

La creazione di sondaggi può essere una buona opzione per scegliere tra diversi tipi di alloggio, escursioni o anche quale mezzo di trasporto utilizzare una volta arrivati a destinazione.

Siti web come Booking o Airbnb consentono di salvare gli alloggi preferiti in cartelle e di condividerli con gli amici. E per trovare ispirazione su escursioni, itinerari, luoghi migliori per le foto, ristoranti ecc. potete usare Passporter. In questo modo, potrete inviare ai vostri amici gli itinerari preferiti della vostra destinazione o addirittura crearne uno vostro e condividerlo con loro. È inoltre possibile aggiungere informazioni e modificarle, in modo che tutte le opinioni siano prese in considerazione e sia più facile organizzarle.

Come avrete capito, Passporter ha pensato a tutto per rendere l’organizzazione del vostro viaggio di gruppo il più semplice possibile. Infatti, dall’app è possibile prenotare non solo i biglietti aerei, ma anche l’alloggio e i trasferimenti attraverso i motori di ricerca integrati di Booking.com e Mytransfers. È inoltre possibile salvare gli alloggi preferiti per avere tutta l’organizzazione del viaggio centralizzata in un unico strumento.

4. Controllo dei costi

Un’altra questione importante nei viaggi di gruppo, che a volte può persino diventare un tabù, è il controllo delle spese. Dopo diversi giorni di viaggio, è facile perdere la cognizione di quanto denaro è dovuto a ciascuna persona. Per risolvere questo problema, è meglio utilizzare fin dall’inizio applicazioni come Tricount o Splitwise. Con esse è possibile assicurarsi che tutti paghino la loro parte.

Queste applicazioni consentono di gestire le spese e di sommare i pagamenti effettuati da ciascun membro del gruppo. In questo modo, alla fine del viaggio avrete un elenco chiaro e specifico dei pagamenti e dei debiti. In questo modo, non dovrete fermarvi a calcolare le transazioni una per una, ma semplicemente aggiungerle all’app e questa farà il conteggio.

5. Comunicazione di gruppo durante i viaggi

La comunicazione è fondamentale affinché qualsiasi piano, che si tratti di viaggi di gruppo o altro, si svolga senza intoppi e senza creare problemi.

Naturalmente, tenere informati i compagni di viaggio sulle diverse opzioni, piani, pacchetti, itinerari ecc. è essenziale. Tuttavia, a volte può essere un po’ noioso, perché tenere informati tutti i membri del gruppo su ogni dettaglio del viaggio richiede un notevole coinvolgimento.

Per questo motivo esistono opzioni che semplificano l’intero processo e una di queste è Passporter. Con l’app di viaggio Passporter, potete condividere tutto con i vostri compagni di viaggio in ogni momento attraverso un’unica piattaforma. In questo modo, nessuno potrà dire di “non aver letto il gruppo” o di non conoscere l’orario di una prenotazione. Tutte le informazioni che si vogliono condividere vengono registrate nel viaggio condiviso. Dalle prenotazioni ai consigli o persino alle foto ispiratrici, se tutti i vostri amici scaricano l’app e voi condividete il viaggio con loro, avranno accesso in diretta a tutti i dettagli del viaggio in un’unica app.

Qual è il modo migliore per organizzare un viaggio di gruppo?

Naturalmente non esiste un solo modo per organizzare un viaggio di gruppo. Dal rivolgersi a un’agenzia di viaggi che organizza tutto per voi, anche se in cambio di un’interessante tariffa, all’immergersi in migliaia di siti web o semplicemente utilizzare un unico strumento che centralizza tutto, ognuno ha il metodo che funziona meglio per lui. Di seguito analizzeremo le varie opzioni per l’organizzazione di viaggi di gruppo.

1. Agenzie di viaggio

Per organizzare un viaggio tramite un’agenzia di viaggi, è necessario concordare con il gruppo lo scopo del viaggio e il budget disponibile per determinare la destinazione e le attività. Successivamente, è necessario ricercare diverse agenzie di viaggio che offrono servizi per gruppi, confrontare le opzioni e scegliere l’agenzia giusta in base ai propri interessi. Uno degli errori più comuni è quello di rivolgersi alla prima agenzia che si trova senza leggere le recensioni o confrontare i prezzi.

Infine, contattate l’agenzia selezionata per discutere le vostre esigenze e aspettative e assicuratevi che possa offrire i servizi necessari, come trasporto, alloggio, attività e guide turistiche, tra gli altri.

Organizzare un viaggio di gruppo con un’agenzia di viaggi può essere un’opzione eccellente per coloro che cercano un’esperienza di viaggio spensierata e che hanno un budget che consente loro di pagare un po’ di più in cambio di tutto ciò che viene fatto. Inoltre, le agenzie di viaggio possono avere itinerari limitati e non possono sempre soddisfare le esigenze individuali di ogni gruppo, per cui alla fine è facile sentirsi costretti a seguire un programma rigido o attività che non fanno per voi.

2. Guide turistiche

Organizzare un viaggio attraverso una guida può essere una buona idea, in quanto potrete trovare molte informazioni e selezionare quelle che vi interessano di più, senza alcun compromesso. Inoltre, una buona guida è ricca di suggerimenti e consigli preziosi che vi aiuteranno a conoscere la cultura locale e a evitare molti dei luoghi turistici.

Tuttavia, non è realistico cercare di organizzare un viaggio di gruppo attraverso una guida, perché non è pensata per questo tipo di utilizzo. Inoltre, è molto probabile che dobbiate verificare molte delle informazioni trovate, poiché spesso i luoghi raccomandati nelle vecchie edizioni non esistono più o hanno cambiato indirizzo, per cui riteniamo che le guide siano soprattutto un buon complemento all’organizzazione del vostro viaggio di gruppo.

3. Navigare in diversi siti web

Una delle opzioni più diffuse è quella di navigare tra centinaia di siti web e siti di comparazione dei prezzi per trovare le destinazioni, gli itinerari, gli alloggi, i voli, le attività ecc. che meglio si adattano al viaggio che avete in mente. Questo metodo presenta molti vantaggi, come la possibilità di confrontare i prezzi migliori, di leggere le recensioni e di personalizzare il viaggio proprio come lo si desidera.

Se non vi dispiace passare ore davanti allo schermo del computer o avere decine di schede aperte con diverse informazioni sul vostro viaggio, questa è sicuramente la vostra opzione. Tuttavia, molti di noi concordano sul fatto che il concetto di “multi-tabbing” e di passare ore e ore a cercare su internet è piuttosto scomodo e uno dei motivi per cui è così noioso e complicato organizzare un viaggio.

4. Passporter, un unico strumento per organizzare i viaggi di gruppo

Passporter, un kit di strumenti per organizzare più facilmente i viaggi di gruppo

Se tutto ciò non vi ha convinto a organizzare il vostro viaggio di gruppo e volete un’app che vi permetta di avere tutte le informazioni necessarie per il vostro viaggio, dai punti di riferimento ai documenti come le prenotazioni e le carte d’imbarco e molto altro ancora, potete usare Passporter.

Questa app non solo è perfetta per pianificare i vostri itinerari di viaggio dall’inizio alla fine, ma vi permette anche di scoprire le esperienze di altri viaggiatori e di trovare i luoghi speciali che state cercando. Grazie a migliaia di foto di alta qualità che potete salvare, otterrete l’ispirazione ideale per il vostro prossimo viaggio.

Passporter si propone di offrire ai turisti un’esperienza di viaggio diversa e di user friendly. Questo social network per lo scambio di fotografie, itinerari e raccomandazioni tra turisti si è evoluto in uno strumento che accompagna i suoi utenti durante tutte le fasi del viaggio. Prima del viaggio, fornisce ispirazione, organizza documenti e prenotazioni per una maggiore accessibilità e aiuta a pianificare gli itinerari attraverso punti di riferimento e categorie. Durante il viaggio, aiuta a mantenere le informazioni organizzate e aggiornate e guida gli utenti attraverso la geolocalizzazione. E dopo il viaggio, permette di condividere il proprio viaggio con immagini e raccomandazioni per gli altri utenti.

È quindi molto utile per l’organizzazione di viaggi di gruppo, in quanto consente di condividere tutto ciò con gli amici che hanno scaricato l’app. Dagli aspetti generali come l’ispirazione per il viaggio, ai dettagli come i documenti e le mappe con i punti di riferimento come l’hotel, tutto può essere condiviso.

Come organizzare un viaggio di gruppo con Passporter?

Registratevi o scaricate l’App Passporter e scoprite tutte le sue funzionalità:

1. Lasciatevi ispirare dalle esperienze, dalle foto e dagli itinerari degli altri viaggiatori.
2. Organizzate il vostro viaggio in base alle categorie che più vi aggradano: date, numero di giorni o tipo di viaggio (spiaggia, montagna, ristoranti…).
3. Aggiungete i vostri amici in modo che possano vedere e modificare tutti i vostri piani e le informazioni di viaggio.
4. Create il vostro itinerario della destinazione con tutto ciò che volete visitare ogni giorno.
5. Aggiungete le tappe che vi interessano di più, compresi gli alloggi, i ristoranti, i musei…
6. Prenotate voli, alloggi, trasferimenti e attività attraverso un’unica app.
7. Salvate tutti i documenti nell’app per avere sempre tutto a portata di mano: prenotazioni, carte d’imbarco, documenti importanti…
8. Apportate le modifiche necessarie e tutto sarà pronto per il vostro viaggio.
9. Condividete la vostra esperienza con altri utenti. Caricate sull’app le foto dei luoghi che avete visitato durante il vostro viaggio e ispirate altri viaggiatori con la vostra esperienza.
10. Godetevi il vostro viaggio di gruppo!

Se avete dubbi su come fare, potete consultare il nostro post: Come creare un itinerario di viaggio su Passporter.

Quali sono le migliori compagnie per prenotare viaggi di gruppo organizzati?

Naturalmente c’è sempre la possibilità di lasciare l’intero viaggio nelle mani di un’azienda e dimenticarsene. Di solito queste società non sono le più economiche, ma se rientrano nel vostro budget, sarete sicuri di evitare qualche preoccupazione. Quindi, quali sono le migliori società da ingaggiare per i viaggi di gruppo organizzati?

1. WeRoad

WeRoad è un’azienda italiana dedicata all’organizzazione di viaggi di gruppo per giovani e adulti tra i 21 e i 49 anni. Con circa 70 tour organizzati in tutto il mondo, i viaggi di WeRoad sono condotti da guide locali selezionate e formate dall’azienda. Il loro obiettivo principale è quello di offrire ai partecipanti esperienze autentiche e uniche, permettendo loro di scoprire nuovi luoghi e culture e di stringere amicizie durature. Qualche giorno prima del viaggio, le guide WeRoad creano un gruppo Whatsapp con i numeri dei partecipanti al viaggio, in modo che chi non si conosce possa presentarsi. In questo modo, non solo si può viaggiare con i propri amici, ma si possono anche incontrare persone provenienti da tutto il mondo.

Oltre ai viaggi di gruppo, WeRoad offre anche servizi di prenotazione di alloggi e attività per chi preferisce viaggiare da solo. L’azienda è impegnata in un turismo sostenibile e responsabile, nel rispetto dell’ambiente e delle culture locali. In breve, WeRoad è un’azienda di viaggi che si concentra sull’offerta di esperienze autentiche e uniche per i giovani adulti, con particolare attenzione all’amicizia, all’avventura e al rispetto dell’ambiente e delle culture locali.

2. TravelPerk

Se cercate un’agenzia che organizzi viaggi di gruppo per le aziende, TravelPerk sarà il vostro alleato. TravelPerk offre una soluzione all-in-one per le aziende che devono prenotare viaggi e gestire le spese dei propri dipendenti. La piattaforma gestisce la prenotazione di voli, alloggi e trasporti e permette agli utenti di godersi semplicemente il viaggio di lavoro.

Con un’assistenza 24 ore su 24, TravelPerk ha rivoluzionato il modo di organizzare i viaggi d’affari di gruppo, poiché da un’unica piattaforma i suoi utenti hanno accesso alla prenotazione di voli, alloggi, noleggio auto ecc.

Domande frequenti sui viaggi di gruppo