Voyages en groupe : la meilleure façon de voyager avec un groupe d’amis

Il est clair pour nous tous que les voyages en groupe, entre amis ou en famille, sont toujours les plus excitants et les plus mémorables. Cependant, l’organisation d’un voyage en groupe n’est souvent pas une tâche facile. Qu’il s’agisse de trouver la destination idéale pour chacun, de se mettre d’accord sur les dates et l’hébergement, cela donne souvent lieu à des disputes. Raison pour laquelle, les voyages sont souvent repoussés si longtemps qu’ils n’ont jamais lieu.

Chez Passporter, nous sommes conscients que ces petits détails peuvent faire la différence entre prendre l’avion ou non afin de voir cette destination dont vous rêvez depuis si longtemps. C’est pourquoi, dans cet article, nous vous donnons les meilleurs conseils. Pour que, dorénavant, vous puissiez organiser vos voyages en groupe sans trop y penser.

Que dois-je prendre en compte avant d’organiser un voyage en groupe?

Normalement, pendant les voyages en groupe, une personne joue le rôle d’ « organisateur ». Celle-ci est chargée de trouver les meilleures offres, les billets d’avion ou de train et l’hébergement. Cependant, avant d’organiser un voyage en groupe, il faut tenir compte plusieurs facteurs sur lesquels l’ensemble des participants doivent se mettre d’accord. Des éléments de base, comme le budget, aux détails, comme les activités à faire une fois arrivé à destination. Cela vous aidera à organiser un voyage sur lequel tout le groupe sera d’accord. Ainsi qu’à économiser du temps et de l’argent en évitant les décisions de dernière minute.

Par exemple, l’achat en ligne de billets pour certaines activités ou visites guidées peut s’avérer moins cher que de les acheter directement sur place par l’intermédiaire d’agences de voyage ou de votre propre logement. Il en va de même pour les réservations de vols et d’hébergements. En réservant à l’avance, vous éviterez de devoir payer des sommes importantes pour obtenir l’une des rares chambres d’hôtel disponibles à la date de votre voyage.

Conseil: pour organiser votre voyage, nous vous recommandons d'utiliser gratuitement Passporter. Vous pouvez vous inspirer des expériences d'autres voyageurs, choisir les lieux qui vous intéressent le plus, créer votre propre itinéraire de voyage avec une carte géolocalisée, télécharger tous les documents importants comme les réservations et inviter vos amis pour que tout le monde puisse participer à l'organisation de votre voyage.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées lors de l’organisation d’un voyage avec des groupes d’amis?

Ce sont précisément les facteurs mentionnés ci-dessus qui expliquent souvent pourquoi les voyages dont vous parlez depuis si longtemps avec votre groupe d’amis sont toujours en suspens. La destination, les dates, le logement, le budget… sont généralement les aspects qui génèrent le plus de différences.

1. Le budget, un facteur clé pour les voyages en groupe

Le budget est la clé de tout voyage. Il dépendra de l’argent que vous êtes prêt à investir et conditionnera tous les autres facteurs. Dans le cas d’un voyage en groupe, il faut être particulièrement tolérant. Et comprendre que tous les membres du groupe ne peuvent pas se permettre d’avoir le même budget. Par conséquent, avant de commencer à chercher une destination ou un hébergement, il est préférable de convenir d’un budget de voyage qui convienne à tous les membres du groupe. Ainsi, personne ne devra refuser un dîner dans un certain restaurant ou une activité pour des raisons financières. Ou même aller jusqu’à annuler le voyage.

Il existe des sites web qui vous aident à calculer les budgets de voyage. Ceci en fonction de la destination et de la durée, par exemple ou-et-quand.net.

2. Destination et dates, la case départ de tous les voyages en groupe

Bien sûr, il n’y a pas de voyage sans destination et sans dates pour l’organiser. Arriver à une conclusion qui mette tout le monde d’accord dans le groupe est souvent la partie la plus difficile. C’est pourquoi il est important de planifier les voyages à l’avance. Et d’essayer de les adapter à des dates qui conviennent à tout le monde ou, à défaut, à la plupart des gens. L’utilisation d’outils tels que Google Calendar facilite grandement la recherche de dates, car un calendrier partagé permet de connaître les disponibilités de chacun.

En ce qui concerne la destination, il convient de noter que, surtout dans les grands groupes, il peut être difficile de partager exactement les mêmes intérêts. Cependant, il ne sert à rien de se fermer et de ne pas accepter les suggestions. Pour trouver l’inspiration, vous pouvez utiliser Passporter, où des milliers d’utilisateurs partagent leurs voyages. Grâce à des itinéraires, des images et des conseils de voyage, vous pouvez trouver des milliers de destinations. Des destinations auxquelles vous n’auriez jamais pensé auparavant. Vous pouvez aussi les partager avec votre groupe pour donner des idées. Une autre option utile est d’aller dans le moteur de recherche du site Skyscanner et de sélectionner « Explorer n’importe où ». Ainsi, en fonction de vos dates, vous pourrez voir quels sont les vols les moins chers vers différents aéroports.

Et si vous ne voulez pas passer d’un site web à l’autre et vous retrouver avec des milliers d’onglets ouverts? Alors utilisez l’application Passporter. Elle inclut le moteur de recherche de vols de Skyscanner, pour rendre votre expérience de voyage en groupe aussi conviviale que possible.

3. Autres facteurs : hébergement, excursions, transport

Une fois que tous les éléments ci-dessus ont été décidés, il restera toujours quelques détails. Ils ne sont généralement pas aussi cruciaux pour l’organisation des voyages en groupe. Par conséquent, il est généralement plus facile de trouver un consensus entre eux.

La création de sondages peut être un bon moyen de choisir entre différents hébergements, excursions ou même le transport à utiliser une fois arrivé à destination.

Des sites web tels que Booking ou Airbnb vous permettent d’enregistrer vos hébergements préférés dans des dossiers et de les partager avec vos amis. Afin de trouver l’inspiration en matière d’excursions, d’itinéraires, spots photo, restaurants, etc. vous pouvez utiliser Passporter. Vous pouvez ainsi envoyer à vos amis vos itinéraires préférés pour votre destination. Ou même créer le vôtre et le partager avec eux. Il est également possible d’ajouter des informations et de les modifier. Afin que tous les avis soient pris en compte et que l’organisation soit plus facile.

Vous l’aurez compris, chez Passporter, nous avons pensé à tout pour que l’organisation de votre voyage en groupe soit la plus simple possible. En effet, depuis l’appli, vous pouvez réserver non seulement vos billets d’avion, mais aussi votre hébergement et vos transferts grâce aux moteurs de recherche intégrés de Booking.com et Mytransfers. Et vous pouvez également sauvegarder vos hébergements préférés pour avoir toute l’organisation de votre voyage centralisée dans un seul outil.

4. Contrôle des dépenses

Le contrôle des dépenses est un autre aspect important des voyages en groupe. Et il peut parfois même devenir un sujet tabou. Après plusieurs jours de voyage, il est facile de ne plus savoir exactement combien d’argent est dû à quelle personne. Raison pour laquelle, il est préférable d’utiliser dès le départ des applications telles que Tricount ou Splitwise. Grâce à elles, vous pouvez vous assurer que tout le monde paie sa juste part.

Ces applications vous permettent de gérer vos dépenses et d’additionner les paiements effectués par chaque membre du groupe. Ainsi, à la fin de vos voyages, vous disposerez d’une liste claire et précise des paiements et des dettes. De cette manière, vous ne devez pas vous arrêter pour calculer les transactions une à une. Vous les ajoutez simplement à l’application et elle fait le décompte.

5. La communication du groupe en voyage

La communication est essentielle pour qu’un projet, qu’il s’agisse d’un voyage en groupe ou d’autre chose, puisse se dérouler sans problème.

Bien sûr, il est essentiel d’informer les autres voyageurs des différentes options, plans, forfaits, itinéraires, etc. Cependant, cela peut parfois s’avérer fastidieux, car tenir tous les membres du groupe au courant de chaque détail des voyages demande beaucoup d’implication.

C’est pourquoi il existe des options qui facilitent l’ensemble du processus, et l’une d’entre elles est Passporter. Grâce à l’application de voyage Passporter, vous pouvez tout partager avec vos compagnons de voyage, à tout moment. Par le biais d’une plateforme unique. Ainsi, personne ne pourra dire qu’il « n’a pas lu le groupe » ou qu’il ne connaissait pas l’heure d’une réservation. Toutes les informations que vous souhaitez partager sont enregistrées dans le voyage partagé. Qu’il s’agisse de réservations, de conseils ou même de photos d’inspiration, si tous vos amis téléchargent l’application et que vous partagez le voyage avec eux, ils auront accès en direct à tous les détails du voyage dans une seule application.

Quel est le meilleur moyen d’organiser un voyage en groupe?

Bien sûr, il n’y a pas une seule façon d’organiser un voyage en groupe. Qu’il s’agisse de passer par une agence de voyage qui s’occupe de tout, moyennant une compensation financière intéressante, de se plonger dans des milliers de sites web ou simplement d’utiliser un outil unique qui centralise tout, chacun a la méthode qui lui convient le mieux. Par la suite nous examinerons les différentes options pour l’organisation de voyages en groupe.

1. Les agences de voyages

Pour organiser un voyage par l’intermédiaire d’une agence, l’objectif du voyage et le budget disponible doivent être convenus avec le groupe afin de déterminer la destination et les activités. Vous devez ensuite rechercher différentes agences de voyages qui proposent des services aux groupes. Pour après comparer les options et choisir l’agence qui correspond à vos intérêts. L’une des erreurs les plus courantes consiste à s’adresser à la première agence que l’on trouve. D’ailleurs lire les commentaires ou comparer les prix est une bonne pratique avant de choisir.

Enfin, contactez l’agence choisie pour discuter de vos besoins et de vos attentes. Et assurez-vous qu’elle peut vous offrir les services nécessaires, tels que le transport, l’hébergement, les activités et les guides touristiques, entre autres.

Organiser un voyage en groupe avec une agence de voyages peut être une excellente option pour ceux qui recherchent une expérience de voyage sans souci et qui ont un budget plus étendu. Néanmoins, les agences de voyage peuvent avoir des itinéraires limités. De plus, elles ne peuvent pas toujours répondre aux besoins individuels de chaque groupe. De sorte qu’au final, il est facile de se sentir contraint de suivre un programme strict ou de participer à des activités qui ne vous conviennent pas.

2. Les guides de voyages

Organiser un voyage à l’aide d’un guide peut être une bonne idée. Vous pourrez y trouver de nombreuses informations et sélectionner celles qui vous intéressent le plus, sans aucun compromis. En outre, un bon guide est plein de recommandations et de conseils précieux qui vous aideront à connaître la culture locale et à éviter les lieux touristiques.

Cependant, il n’est pas réaliste d’essayer d’organiser un voyage en groupe à l’aide d’un guide, car ils ne sont pas conçus pour ce type d’utilisation. De plus, il est très probable que vous devrez vérifier une grande partie des informations que vous trouverez. Car souvent les lieux recommandés dans les anciennes éditions n’existent plus ou ont changé d’adresse. C’est pourquoi nous pensons que les guides sont avant tout un bon complément à l’organisation de votre voyage en groupe.

3. Surfer sur différents sites web

L’une des options les plus populaires est sans aucun doute de surfer sur des centaines de sites web et de comparateurs de prix pour trouver les destinations, itinéraires, hébergements, vols, activités, etc. qui conviennent le mieux au voyage que vous avez en tête. Cette méthode présente de nombreux avantages. Entre autres, la possibilité de comparer les meilleurs prix, de lire les commentaires et de personnaliser votre voyage comme vous le souhaitez.

Si cela ne vous dérange pas de passer des heures devant votre écran d’ordinateur ou d’avoir des dizaines d’onglets ouverts avec différentes informations sur votre voyage, c’est certainement votre option. Cependant, beaucoup d’entre nous constatent que le concept de « multi-onglets » et de passer des heures et des heures à chercher sur Internet est plutôt incommode et l’une des raisons pour lesquelles il est si fastidieux et compliqué d’organiser un voyage.

4. Passporter, un outil unique pour vous aider à organiser vos voyages en groupe

Si tout ce qui précède ne vous convainc pas d’organiser votre voyage en groupe et que vous souhaitez une application qui vous permette d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour votre voyage, des points de repère aux documents tels que les réservations et les cartes d’embarquement, et bien plus encore, vous pouvez utiliser Passporter.

Cette application est non seulement parfaite pour planifier vos itinéraires de voyage du début à la fin. Elle vous permet également de découvrir les expériences d’autres voyageurs et de trouver les endroits spéciaux que vous recherchez. Grâce à des milliers de photos de haute qualité que vous pouvez sauvegarder, vous y trouverez l’inspiration parfaite.

L’objectif de Passporter est d’offrir aux touristes une expérience de voyage différente et utilisateur conviviale. En somme, ce réseau social d’échange de photos, d’itinéraires et de recommandations entre touristes s’est transformé en un outil qui accompagne ses utilisateurs pendant toutes les phases du voyage. Avant le voyage, il donne de l’inspiration, met de l’ordre dans les documents et les réservations pour une plus grande accessibilité et aide à planifier des itinéraires à travers des points de repère et des catégories. Pendant le voyage, il aide à maintenir l’information organisée et à jour et guide les utilisateurs grâce à la géolocalisation. Après le voyage, il permet de partager son propre voyage en images et de faire des recommandations aux autres utilisateurs.

Elle est donc très utile pour organiser des voyages en groupe, car elle permet de partager tout ce qui précède avec les amis qui ont téléchargé l’application. Des aspects généraux tels que l’inspiration pour le voyage, aux détails tels que les documents et les cartes avec des points de repère comme votre hôtel, tout peut être partagé.

Comment organiser vos voyages en groupe avec Passporter?

Enregistrez-vous ou téléchargez l’application Passporter et découvrez toutes ses fonctionnalités :

1. Inspirez-vous des expériences, des photos et des itinéraires d’autres voyageurs.
2. Organisez votre voyage selon les catégories qui vous conviennent le mieux : dates, nombre de jours ou type de voyage (plage, montagne, restaurants…).
3. Ajoutez vos amis pour qu’ils puissent voir et modifier tous les plans et informations sur le voyage.
4. Créez votre propre itinéraire avec tout ce que vous avez envie de visiter chaque jour.
5. Ajoutez les étapes qui vous intéressent le plus, y compris votre hébergement, les restaurants, les musées etc.
6. Réservez vos vols, hébergements, transferts et activités par le biais d’une seule application.
7. Sauvegardez tous vos documents dans l’application pour avoir toujours tout à portée de main : réservations, cartes d’embarquement, documents importants…
8. Faites les modifications nécessaires et vous serez prêt pour votre départ.
9. Partagez votre expérience avec d’autres utilisateurs. Téléchargez dans l’application des photos des lieux que vous avez visités afin d’inspirer d’autres voyageurs.
10. Profitez de vos voyages en groupe !

Si vous avez des doutes sur la façon de procéder, vous pouvez consulter notre article: Comment créer un itinéraire de voyage dans Passporter?

Quelles sont les meilleures entreprises pour les voyages en groupe organisés?

Et bien sûr, vous pouvez toujours confier l’ensemble du voyage à une entreprise et l’oublier. En général, ces entreprises ne sont pas les moins chères. Mais si elles entrent dans votre budget, vous êtes sûr d’éviter quelques soucis. Quelles sont donc les meilleures entreprises à engager pour les voyages en groupe organisés?

1 . Weroad

WeRoad est une société italienne qui se consacre à l’organisation de voyages en groupe pour les jeunes et les adultes âgés de 21 à 49 ans. Avec quelques 70 projets organisés dans le monde entier, les voyages de WeRoad sont dirigés par des guides locaux sélectionnés et formés par l’entreprise. Leur principal objectif est d’offrir des expériences authentiques et uniques aux participants afin de découvrir de nouveaux lieux et de nouvelles cultures tout en nouant des amitiés durables. Quelques jours avant le voyage, les guides de WeRoad créent un groupe Whatsapp avec les numéros des participants. Cette initiative permet à ceux qui ne se connaissent pas de se présenter. Ainsi, vous pouvez non seulement voyager avec vos amis, mais aussi rencontrer des gens du monde entier.

En plus de ses circuits en groupe, WeRoad propose également des services d’hébergement et de réservation d’activités pour ceux qui préfèrent voyager par leurs propres moyens. L’entreprise s’engage en faveur d’un tourisme durable et responsable, dans le respect de l’environnement et des cultures locales. En résumé, WeRoad est une entreprise de voyage qui se concentre sur l’offre d’expériences authentiques et uniques pour les jeunes adultes, en mettant l’accent sur l’amitié, l’aventure et le respect de l’environnement et des cultures locales.

2. TravelPerk

Si vous cherchez une agence qui organise des voyages en groupe pour des entreprises, TravelPerk sera votre allié. TravelPerk offre une solution tout-en-un aux entreprises qui ont besoin de réserver des voyages et de gérer les dépenses de leurs employés. La plateforme gère la réservation des vols, de l’hébergement et du transport. Elle permet aussi aux utilisateurs de profiter simplement du voyage d’entreprise.

Avec une assistance 24 heures sur 24, TravelPerk a révolutionné l’organisation des voyages d’affaires en groupe. Puisque ses utilisateurs ont accès aux réservations de vols, d’hébergement, de location de voitures, etc. à partir d’une seule plateforme.

Questions fréquemment posées sur les voyages en groupe