Viajes en grupo: La mejor forma de viajar con tu grupo de amigos

Todos tenemos claro que los viajes en grupo, con amigos o familia, son siempre los más emocionantes y aquellos que se guardan en el recuerdo para siempre. Sin embargo, organizar viajes en grupo no suele ser una tarea nada fácil. Desde encontrar el destino ideal para todos, hasta ponerse de acuerdo para las fechas o el alojamiento, suelen acarrear discusiones y, muchas veces, que los viajes se pospongan tanto que nunca lleguen a llevarse a cabo.

En Passporter somos conscientes de que estos pequeños detalles pueden suponer la diferencia entre subirte o no a un avión y conocer ese destino con el que tanto tiempo llevas soñando. En este post te traemos los mejores consejos para que, a partir de ahora, puedas organizar tus viajes en grupo sin darle demasiadas vueltas. Hablaremos sobre:

• Cosas a tener en cuenta para organizar el viaje con tus amigos
• Las mejores formas de organizar un viaje en grupo
• Las mejores agencias donde comprar viajes en grupo
• Las mejores Apps para organizar viajes en grupo

¿Qué debo tener en cuenta antes de organizar un viaje en grupo?

Normalmente en los viajes en grupo existe una persona que adopta el rol del «organizador». Esa persona que se encarga de buscar las mejores ofertas, billetes de avión o tren y que busca los mejores alojamientos. Sin embargo, antes de organizar un viaje en grupo, existen varios factores a tener en cuenta con los que todo el grupo debe estar de acuerdo. Desde lo más básico como el presupuesto, hasta detalles como qué actividades realizar una vez en el destino, es importante valorar cada paso de la aventura ya que te ayudará a organizar un viaje con el que todo el grupo esté de acuerdo e, incluso, a ahorrar tiempo y dinero por evitar decisiones de última hora.

Por ejemplo, comprar online los tickets para ciertas actividades o tours guiados puede resultar más económico que si se hace directamente en el destino través de agencias de viajes o de tu propio hotel. Lo mismo sucede con las reservas de vuelos y del alojamiento, reservar con tiempo evitará que tengas que pagar grandes sumas por una de las pocas camas que quedan en los hoteles para tus fechas de viaje.

Tip de viaje: Para organizar tu viaje te recomendamos utilizar Passporter totalmente gratis. Podrás inspirarte de las experiencias de otros viajeros, elegir los lugares que más te interesen, crear la ruta de viaje con mapa geolocalizado, subir todos los documentos importantes como las reservas e invitar a tus amigos para que todos participen de la organización del viaje.

¿Cuáles son las principales dificultades al organizar un viaje con grupos de amigos?

Precisamente esos factores que mencionábamos anteriormente son muchas veces el principal motivo por el que esos viajes de los que tanto tiempo llevas hablando con tu grupo de amigos queden siempre en el aire. El destino, las fechas, el alojamiento, el presupuesto… suelen ser los aspectos que más diferencias generan.

1. Presupuesto, un factor clave para los viajes en grupo

El presupuesto es la clave de todo viaje, ya que todo dependerá de cuánto dinero estéis dispuestos a invertir y condicionará los demás factores. En los viajes en grupo se debe ser especialmente tolerante y comprender que no todos los componentes del grupo pueden permitirse tener el mismo presupuesto. Por eso, una buena idea antes de comenzar a buscar un destino o alojamientos es pactar un presupuesto de viaje con el que todos los integrantes del grupo se sientan cómodos. Así, nadie tendrá que decir que no a comer en cierto restaurante o hacer tal excursión por motivos de dinero. O incluso llegar a cancelar el viaje.

Existen páginas web que ayudan a calcular los presupuestos de viaje según el destino y la duración, un ejemplo de ello es adonde-y-cuando.es

2. Destino y fechas, las piedras angulares de cualquier viaje en grupo

Por supuesto, un viaje no sucede sin un destino y unas fechas en las que organizarlo. Muchas veces llegar a una conclusión en la que todo el grupo este de acuerdo es lo más difícil de los viajes. Por eso es importante planear los viajes con tiempo e intentar adaptarlos a unas fechas que vengan bien a todos, o en su defecto, a la mayoría. Utilizar herramientas como Google Calendar facilita mucho la tarea de encontrar fechas, ya que tener un calendario compartido permite ver la disponibilidad de todos.

En cuanto al destino, cabe destacar que, especialmente en los grupos grandes, puede ser difícil compartir todos exactamente los mismos intereses. Sin embargo, no tiene sentido cerrarse en banda y no aceptar sugerencias. Para encontrar inspiración de destinos puedes utilizar Passporter, donde miles de usuarios comparten sus viajes. A través de itinerarios, imágenes y consejos de viaje, podrás encontrar miles de destinos que, quizás, nunca te habías planteado y compartirlos con tu grupo, para aportar ideas. Otra opción bastante útil es ir al buscador de la web de Skyscanner y seleccionar «Explora cualquier lugar». Así, según tus fechas podrás ver cuáles son los vuelos más económicos a distintos aeropuertos.

Y si no quieres andar de una web a otra y acabar con miles de pestañas abiertas, la app de Passporter incluye el buscador de vuelos de Skyscanner, para que tu experiencia de organización de los viajes en grupo sea lo más user friendly posible.

3. Otros factores: alojamiento, excursiones, transporte

Una vez decidido todo lo anterior siempre quedarán algunos detalles que, por lo general, no suelen ser tan decisivos para organizar viajes en grupo y suele ser más fácil encontrar consenso entre ellos.

Crear encuestas puede ser una buena opción para elegir entre varios alojamientos, excursiones o, incluso, qué transporte utilizar una vez se llegue al destino.

Webs como Booking o Airbnb permiten guardar tus alojamientos favoritos en carpetas y compartirlas con tus amigos. Y para buscar inspiración sobre excursiones, itinerarios, mejores spot para fotos, restaurantes, etc. puedes usar Passporter. De este modo, podrás enviar a tus amigos tus itinerarios favoritos de vuestro destino o incluso crear uno propio y compartirlo con ellos. Además, podréis ir añadiendo información y modificándolo, para que todas las opiniones se tengan en cuenta y sean más fáciles de organizar.

Y como te habrás imaginado, en Passporter lo tenemos todo pensado para que organizar tu viaje en grupo sea facilísimo. Efectivamente desde la app podrás no solo reservar billetes de avión, sino también tu alojamiento y traslados a través de los buscadores integrados de Booking.com y Mytransfers. Y podrás también guardar tus alojamientos favoritos para tener toda la organización de tu viaje centralizada en una sola herramienta.

4. Control de los gastos

Otra cuestión importante en los viajes en grupo que, a veces, puede convertirse incluso en un tema tabú es el control de los gastos. Después de varios días de viaje es fácil perder la cuenta de cuánto dinero se debe exactamente a qué persona. Para poner solución a este problema, lo mejor es hacer uso desde un principio de aplicaciones como Tricount o Splitwise. Con ellas os podréis asegurar de que cada uno paga lo que le corresponde.

Estas app permiten gestionar los gastos e ir añadiendo los pagos que ha efectuado cada uno de los integrantes del grupo. Así, al final de los viajes tendréis una relación de pagos y deudas clara y específica. De este modo no habrá que pararse a calcular una a una las transacciones, simplemente se añaden a la app y ella hace el recuento.

5. Comunicación del grupo en los viajes

La comunicación es vital para que cualquier plan, ya hablemos de viajes en grupo o de cualquier otra cosa, salga adelante y sin generar problemas.

Por supuesto, mantener informados a tus compañeros viaje sobre las diferentes opciones, planes, paquetes contratados, itinerarios… es imprescindible. Sin embargo en ocasiones puede resultar algo tedioso, ya que mantener a todos los integrantes del grupo informados de cada detalle de los viajes requiere mucha implicación.

Por eso, existen opciones que facilitan todo el proceso y una de ellas es Passporter. Con la app de viajes Passporter podrás compartir todo con tus compañeros de viaje en cada momento a través de una sola plataforma. Así, nadie podrá decir que «no había leído el grupo» o que no se había enterado de la hora de una reserva. Ya que toda la información que quieras compartir queda registrada en el viaje compartido. Desde reservas, hasta consejos o incluso fotos de inspiración, si todos tus amigos descargan la app y compartes el viaje con ellos, tendrán acceso en directo a todos los detalles del viaje en una sola app.

¿Cuál es la mejor forma de organizar viajes en grupo?

Por supuesto no existe una sola forma de organizar los viajes en grupo. Desde acudir a una agencia de viajes que te organiza todo, eso sí a cambio de una interesante compensación económica, hasta sumergirse en miles de páginas web o simplemente utilizar una sola herramienta que lo centraliza todo, cada uno tiene el método que mejor le funciona. A continuación veremos varias opciones para organizar viajes en grupo.

1. Agencias de viajes

Para organizar un viaje a través de una agencia se debe pactar con el grupo el propósito del viaje y el presupuesto disponible para determinar el destino y las actividades. Luego, se deben investigar diferentes agencias de viajes que ofrezcan servicios para grupos, comparar las opciones y elegir la agencia adecuada según tus intereses. Un error de los más frecuentes es acudir a la primera agencia que se encuentra sin leer reseñas o sin comparar precios.

Finalmente, se debe contactar con la agencia seleccionada para discutir las necesidades y expectativas y asegurarse de que puedan ofrecer los servicios necesarios, como transporte, alojamiento, actividades y guías turísticos, entre otros.

Organizar un viaje en grupo con una agencia de viajes puede ser una excelente opción para aquellos que buscan una experiencia de viaje sin preocupaciones y que dispongan de un presupuesto que permita pagar un extra a cambio de recibir todo hecho. Asimismo, las agencias de viajes pueden tener itinerarios limitados y no siempre pueden acomodar las necesidades individuales de cada grupo, por lo que al final es fácil sentirse presionado a seguir un horario estricto o unas actividades que no te satisfacen.

2. Guías de viaje

Organizar un viaje a través de una guía puede ser una buena idea, ya que podrás encontrar mucha información y solo seleccionar la que más te interese, sin ningún tipo de compromiso. Además, una buena guía de viaje estará repleta de recomendaciones y consejos muy valiosos con los que podrás acercarte a la cultura local y evitar muchos de los lugares más turísticos.

Sin embargo, pretender organizar un viaje en grupo a través de una guía es una concepto algo irrealista, ya que no están pensadas para este tipo de uso. Además, es muy probable que necesitas comprobar mucha de la información que encuentres, ya que a menudo los lugares recomendados en ediciones antiguas, ya no existen o han cambiado de dirección.Por ello, creemos que las guías son sobre todo un buen complemento a la organización de tus viajes en grupo.

3. Surfear por diferentes páginas web

Sin duda una de las opciones más elegidas es surfear entre cientos de páginas web y comparadores de precios hasta encontrar los destinos, itinerarios, alojamientos, vuelos, actividades, etc. que más se ajusten al viaje que tienes en mente. Existen bastantes ventajas para este método, como que puedes comparar los mejores precios, leer reseñas, customizar tu viaje tal y como tu quieras.

Si no te importa pasar horas frente a la pantalla del ordenador ni tener decenas de pestañas abiertas con distinta información sobre tu viaje, esta es sin duda tu opción. Sin embargo, somos muchos quienes estamos de acuerdo en que el concepto de la «multipestaña» y de pasar horas. y horas buscando en internet es más bien un inconveniente y uno de las razones por las que resulta tan tedioso y complicado organizar un viaje.

4. Passporter, una sola herramienta que te ayuda a organizar tus viajes en grupo

Si todo lo anterior no te convence para organizar tus viajes en grupo y quieres una app donde tener toda la información que necesitas para tu viaje, desde puntos de referencia hasta documentos como reservas y tarjetas de embarques y mucho más, puedes utilizar Passporter.

Esta app no solo es perfecta para planificar de principio a fin tus itinerarios de viajes, sino que además, permite descubrir las experiencias de otros viajeros y encontrar esos rincones especiales que tanto buscas. A través de miles de fotografías de alta calidad que puedes guardar, conseguirás la inspiración ideal para tu próximo viaje.

El objetivo de Passporter es ofrecer al turista una experiencia viajera distinta y user friendly. Esta red social para el intercambio de fotografías, itinerarios y recomendaciones entre turistas ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta que acompaña a sus usuarios durante todas las fases del viaje. Antes de viajar, proporciona inspiración, pone en orden documentos y reservas para una mayor accesibilidad y ayuda a planificar itinerarios a través de puntos de referencia y categorías. Durante el viaje, ayuda a mantener la información organizada y al día y a guiar a los usuarios a través de la geolocalización. Y después del viaje, permite compartir tu propio viaje en imágenes y recomendaciones a otros usuarios.

Por ello, resulta muy útil para organizar viajes en grupo, ya que permite compartir todo lo mencionado con tus amigos que tengan la app descargada. Desde aspectos generales como la inspiración del viaje, hasta detalles como documentos y mapas con puntos de referencia como vuestro hotel, todo se puede compartir.

¿Cómo organizar tus viajes en grupo con Passporter?

Regístrate o descárgate la App de Passporter y descubre todas sus funcionalidades:

1. Inspírate con las experiencias de otros viajeros, sus fotos y sus itinerarios.
2. Organiza tu viaje por las categorías que más te convengan: fechas, número de días o tipología (playa, montaña, restaurantes…).
3. Añade a tus amigos para que puedan ver y modificar todos los planes y la información del viaje.
4. Crea tu propio itinerario de tu destino con todo lo que te apetezca visitar cada día.
5. Añade las paradas que más te interesen, incluyendo tu alojamiento, restaurantes, museos…
6. Reserva tus vuelos, alojamientos, traslados y actividades a través de una sola app.
7. Guarda todos tus documentos en la app para tener todo siempre a mano: reservas, tarjetas de embarque, documentación importante…
8. Haz las modificaciones que necesites y ya estará todo listo para tu viaje.
9. Comparte tu experiencia con otros usuarios. Sube a la app las fotos de los lugares que hayas visitado en tu viaje a inspira a otros viajeros con tu experiencia.
10. ¡Disfruta de tu viaje en grupo!

Si tienes dudas de cómo hacerlo, puedes consultar nuestro post: Como crear un itinerario de viaje en Passporter.

¿Cuáles son las mejores empresas para contratar viajes en grupo organizados?

Y desde luego siempre cabe la posibilidad de dejar todo el viaje en manos de una empresa y olvidarte. Por lo general, estas empresas no son de lo más baratas, pero si entra dentro de tu presupuesto, te aseguras evitar unas cuantas preocupaciones. Ahora bien, ¿cuáles son las mejores empresas para contratar viajes en grupo organizados?

1 . Weroad

WeRoad es una empresa italiana que se dedica a organizar viajes en grupo para jóvenes y adultos entre 21 y 49 años. Con unos 70 planes organizados por todo el mundo, los viajes de WeRoad son liderados por guías locales seleccionados y capacitados por la empresa. Su objetivo principal es ofrecer experiencias auténticas y únicas a los participantes, permitiéndoles descubrir nuevos lugares y culturas mientras hacen amistades duraderas. Unos días antes del viaje, los guías de WeRoad crean un grupo de Whatsapp con los números de los integrantes del viaje, para que los que no se conozcan puedan ir presentándose. Así, no solo podrás viajar con tus amigos, sinoq ue podrás conocer gente de todo el mundo.

Además de sus viajes en grupo, WeRoad también ofrece servicios de reserva de alojamiento y actividades para aquellos que prefieren viajar por su cuenta. La empresa está comprometida con el turismo sostenible y responsable, respetando el medio ambiente y las culturas locales. En resumen, WeRoad es una empresa de viajes que se enfoca en brindar experiencias auténticas y únicas a jóvenes adultos, con un enfoque en la amistad, la aventura y el respeto por el medio ambiente y las culturas locales.

2. TravelPerk

En caso de que estés buscando una agencia que organice viajes en grupo para empresas, TravelPerk será tu aliada. TravelPerk ofrece una solución todo en uno para empresas que necesitan reservar viajes y gestionar los gastos de sus empleados. La plataforma gestiona la reserva de vuelos, alojamiento y transporte y permite a los usuarios limitarse a disfrutar del viaje de empresa.

Con una asistencia 24h, TravelPerk ha revolucionado la manera de organizar viajes de negocios en grupo, ya que desde una misma plataforma, sus usuarios tienen acceso a reserva de vuelos, alojamientos, alquiler de coches…

Preguntas frecuentes sobre viajes en grupo